¿Qué es una auditoria externa?
La auditoria externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de información de una organización y emite un opinión independiente sobre los mismos, tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la organización. Una auditoria debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, en Colombia de acuerdo a la Ley 43 de 1990 esta función esta solamente reservada solamente a los profesionales de la Contaduría Publica. Fases de una auditoria
Planeación y programación.
Ejecución de la auditoria.
Informe y plan de acción.
Tipos de auditoria
Auditoria de segunda parte: solicitada por clientes o proveedores.
Auditoria de tercer parte: realizada por una organización independiente.
Ventajas
El auditor tiene independencia profesional.
Su amplia experiencia en otras empresas le permite analizar la aplicación de los procedimientos generales.
Pueden ser contratados para un trabajo especifico.
Sus resultados son relevantes en el medio económico.
Sus sugerencias tienden a una estandarización preestablecida.
La practica gerencial puede ser enriquecida con mas conocimientos, sin duda garantizara mayor productividad y competitividad, si somos buenos en lo que hacemos con muy poca formación, es de esperarse que se enriquecerá la capacidad de gestión con educación y mas educación, esto llevaría a un crecimiento a largo plazo, es así como se puede medir el éxito, pues en el largo plazo es donde se define la supervivencia y el crecimiento de la organización.
Método DOFA Interna: Miembros de la organización realizan evaluación sobre las fortalezas y debilidades, asigna un peso relativo a cada fuerza para la calificación. El resultado de la evaluación se hace en una matriz de factores internos. Externa: Los miembros de la organización hacen una lista de amenazas y oportunidades, de acuerdo al sector económico se le asigna un peso para la evaluación, para la calificación de la misma. El resultado se hace en una matriz de evaluación o un PEST.
Modelo MAP
No se limita a la descripción, se basa en los principios de la planeación estratégica situacional que puede ser sintetizado.
Pasos generales:
Selección de los problemas.
Precisión del problema.
Explicación del problema.
Diseño de la situación.
Selección de causas criticas.
Selección de planes de acción.
Definición de responsables.
Presupuesto.
Análisis estratégico.
Análisis de vulnerabilidad.
Modelos Deductivos.
Van de lo general a lo particular.
El liderazgo también es de arriba hacia abajo.
Están enfocados hacia el interior de la empresa.
Se caracterizan por un método de indagación de lo particular a lo general.
Designan los recursos desde las oficinas centrales.
La información se mueve de los niveles mas altos a los mas bajos.
Utiliza principalmente la palabra, sea escrita o hablada.
Modelos Inductivos.
La administración de abajo hacia arriba.
Los recursos son asignados de tal manera que promueven la interacción.
Teoría por medio de las experiencias.
La observación de los hechos para su registro.
La clasificación y el estudio de estos hechos
Parte del estudio y permite llegar a una generalización,
Modelos intermedios.
Es un modelo intermedio entre el deductivo y el inductivo.
Concebido como un sistema integrado de gestión. Su objetivos principal es motivar a todos los directivos y empleados, para que pongan en practica con éxito la estrategia de la organización.
Son expresiones cuantitativas de las variables que intervienen en un proceso, que permiten verificar o medir la cobertura de las demandas, la calidad de los satisfactores o productos y el impacto de la solución de la necesidad de la sociedad.
Los indicadores numéricos son elementos del sistema de gestión que se crean con el propósito de obtener de información significativa, sobre los aspectos críticos o claves de la organización, mediante la relación de dos o mas datos.
A pesar de sus ventajas, los indicadores proporcionan cifras abstractas y tienen un carácter altamente relativo, presentan un cuadro fragmentado de la realidad y relevan la actuación pasada de la organización. Son, por lo tanto, indicadores de resultado o indicadores efecto.
Requisitos de los Indicadores
Debido a las limitaciones señaladas, es necesario tomar algunas precauciones para evitar el riesgo de hacer interpretaciones erróneas. El uso adecuado de los indicadores supone que cumplan ciertos requisitos, tales como:
Deben ser contrastables: de todos, es el requisito mas importante. Todo indicador debe tener una fuente de verificación o contrastación, de acuerdo con las fuentes que fueron enunciadas anteriormente.
Deben ser explícitos: todo indicador debe quedar taxativamente descrito.
Deben ser periódicos: como son parte del sistema de gestión, debe establecerse su monitoreo periódico, de acuerdo con los objetivos y metas del plan estratégico.
Deben ser complementarios: un indicador aislado no refleja la complejidad de los problemas de una organización, solo es una señal entre un conjunto complejo de síntomas de la salud de una organización.
Deben ser relevantes: los indicadores cumplen la función de ser orientadores de la gestión. Un exceso de indicadores puede dificultar el proceso de toma de decisiones y confundir a la gerencia sobre la naturaleza real del proceso que se esta estudiando.
Utilidad de los indicadores
Los indicadores permiten:
Obtener información significativa sobre los aspectos críticos claves de la organización, mediante la relación de dos o mas datos.
Expresar gráficamente el análisis de la evolución de los resultados.
La observación especifica de una o mas areas funcionales.
Medir una dimensión particular de la acción administrativa.
El análisis de las cualidades básicas de los criterios de evaluación.
Formular hipótesis sobre los resultados de las acciones para mejorar el desempeño.
Configuración de los indicadores.
Los indicadores suelen estar configurados por una o mas de las formas que se describen a continuación. Sin embargo, el analista debe recordar siempre que un porcentaje o una razón dada por si sola no es un indicador en el sentido riguroso del termino y que para serlo debe estar siempre contrastado siempre con otra cifra histórica o en relación con otra empresa del mismo sector.
Las formas de configuración mas comunes son:
Razón o ratio.
Tasa.
Porcentaje.
Números Indice.
Promedios: la media, la mediana y la moda.
Variación porcentual.
Clases de indicadores
Indicadores de eficiencia: La eficiencia esta dada, por las unidades producidas por unidad de insumo, sobre las unidades esperadas por nivel de insumo multiplicado por 100. Estas unidades esperadas son con respecto a algún nivel de diferencia.
Esta dada como una medida del manejo de los recursos presentes en el proceso tales como: capital humano, tecnológicos, económicos y logísticos.
Indicadores de eficacia: Esta relacionada con la cadena de valor del producto o servicio ofrecido por la organización y frecuentemente es medida por indicadores en las perspectivas del cliente aunque no se reduce a esta.
Son atributos del producto/servicio entre otros:
Calidad.
Precio.
Oportunidad.
Confiabilidad.
Comodidad.
Amabilidad.
Indicadores de efectividad: Efectividad es la medida del impacto de la gestión tanto en el logro de resultados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Podría decirse que es mas que el resultado de la eficacia y la eficiencia. Se relaciona con aspectos internos y externos, como por ejemplo:
Proceso comparativo entre dos situaciones: la presente a la cual se llega mediante indagación y la otra, ya definida.
El diagnóstico es un medio, no un fin para potenciar los recursos y la capacidad estratégica de la organización, se tiene en cuenta la existencia del otro y es en esencia la planeación bajo incertidumbre.
El diagnóstico es un componente de la dirección y la planeación estratégica que sirve para la toma de decisiones e involucra la productividad, competitividad, supervivencia y crecimiento de cualquier organización.
Principios Factores
Toda practica sin teoría es una barbarie: por lo que se profundiza en las bases teóricas y conceptuales
Todo exceso de información es desinformación: con el fin de lograr economicidad, racionalidad, sistematicidad y utilidad.
Evaluar y monitorear en contexto no tiene sentido desconocer las dinámicas locales y globales.
Conocer es realizar diferenciaciones en el lenguaje, razón por la que se hace énfasis en el uso de categorías y conceptos.
Todo diagnóstico es situacional: reconoce que en el proceso influyen circunstancias históricas, políticas, económicas, sociales y personales.
Fuentes
Las teorías o modelos: acerca del deber ser de todos los procesos.
El plan estratégico: comprar lo planeado contra lo ejecutado.
Las agremiaciones de cada sector y las entidades reguladoras de control.
Estudios de Benchmarking, es decir, comparar los datos de las empresas del mismo sector.
Comportamientos estratégicos: en un periodo dado para efectos de diagnostico.
Proceso de Diagnóstico
Análisis del entorno e impacto en la organización.
Direccionamiento estratégico: vital para el desempeño a largo plazo.
Cadena de valor.
Activos intangibles: en perspectiva del análisis financiero.
Clientes: análisis y expectativas de los mismos.
Gestión humana: trabajo en equipo.
Sistema de información y tecnología: en el interior de las organizaciones y en el comercio.
Conceptos Básicos Análisis: Es una metodología de estudio de la situación de una empresa o un proyecto, analizando sus características internas y situación externa
Diagnóstico Organizacional: Es un análisis procesal donde se examinan todas las áreas que contempla una empresa en particular para llegar a estudiarlas con profundidad y resolver situaciones que ponen en peligro el buen funcionamiento de la misma. El Proceso Diagnóstico: Proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización e un momento dado para descubrir problemas y áreas de oportunidad, con el fin de corregir los primeros y aprovechar las segundas.
Planeación Estratégica: Es el proceso para determinar como una organización puede hacer el mejor uso de sus recursos (fuerza de trabajo, capital, clientes, etc.) en el futuro.
Fortalezas de la Organización: Son todos aquellos elementos positivos que diferencian a una empresa de otra.
Oportunidades del entorno: Son situaciones positivas que se generan en el medio y que están disponibles para todas las empresas, que se convertirán en oportunidades de mercado para el empresa cuando ésta las identifique y las aproveche en función de sus fortalezas. Debilidades de la Organización: Son los problemas presentes que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.
Interiorización de la Información: Proceso de adoptar para si, ya sea inconsciente o inconscientemente, mediante aprendizaje y vida social, las actitudes, creencias, valores y normas de otra persona, o lo mas frecuente, de la sociedad o grupo al que se pertenece.
Problemas y habilidades Analíticas: Es la misma que se constituye en herramienta para la construcción de un lenguaje analítico propio de las teorías en cualquier campo disciplinar.
Criticas: Identifica la opinión, examen o juicio que se formula en relación a una situación, servicio, propuesta, persona u objeto. Las criticas suelen manifestarse de manera publica y girar en torno al contenido.
Perspectivas: Permiten orientar los recursos de la empresa en función del cumplimiento y logro de los objetivos. La calidad de estas definiciones garantiza el éxito en toda la gestión interna y relación con el entorno. Diagnósticos: Es conocer la actual situación la empresa y cuales están siendo lo principales obstáculos que le impiden seguir creciendo. Análisis del Micro-entorno y Macro-entorno: El macroentorno tiene en cuenta factores demográficos, económicos, tecnológicos, políticos, legales y socioculturales; y el análisis del microentorno esta orientado al estudio de los clientes/usuarios potenciales, la competencia, los intermediarios y los proveedores.
Diagnóstico Integral: Son principalmente conocidos por la gran cantidad de variables empresariales a las que se puede aplicar. Para poner un ejemplo, podríamos encontrar el diagnóstico de competitividad, un estudio que permite conocer las oportunidades, debilidades, ventajas y amenazas de una empresa.
¿Qué es un informe?
Archivo electrónico por medio del cual las empresas proporcionan información contable, económica y jurídica, estructurada y validada.
Interno: Se realiza para fines administrativos y el administrador esta en contacto intimo con la empresa, tiene acceso a los libros de contabilidad y en general todas las fuentes de información del negocio esta a su disposición.
Externo: Es llevado a cabo afuera de la empresa, bien sea por un analista de crédito, asesores de inversiones o cualquier persona interesada y que el publico en general. Posición Critica: Es un proceso que se propone analizar, entender o evaluar la manera en la que se organizan los conocimientos que pretenden interpretar y representar el mundo, en particular las opiniones o afirmaciones que en la vida cotidiana suelen aceptarse como verdaderas.
Neutral: Que no se inclina a favor de ninguna de las partes enfrentadas en una lucha o en una competición.
Holística: Buscar integrar equipos de trabajo, bajo una cultura que haga el empleado sentirse parte de la empresa, promoviendo la superación personal y una mejor calidad de vida, sin dejar de lado la responsabilidad con el ambiente y la sociedad, de tal manera que se produzca una sinergia, capaz de sumar experiencias y conocimientos que darán como resultado; un nuevo sistema listo para enfrentarse a los cambios de manera sostenible.
Sinergia: Significa que conforme a los departamentos independientes de una organización cooperan e interactúan y así resultaran mas productivos. Por ejemplo, en una pequeña empresa, habrá mas eficiencia si cada departamento se relaciona con un departamento de finanzas que trabajando aisladamente.
Valor Orientado al Cliente: Se define como la relación entre los beneficios que el cliente percibe (económicos, funcionales y psicológicos) y los recursos (monetarios, de tiempo, de esfuerzo y psicológicos) que se utilizan para lograr ese beneficio, el valor que se percibe es relativo y subjetivo.
